Agenda beheer

Voor velen van ons is agenda beheer niet het eerste waar je mee start, nadat je een laptop met Outlook hebt ingericht. Je start de dag met een overvolle inbox! Hoe zou het zijn om:

• niet meteen opgeslokt te worden door al het werk wat op je afkomt, nu je volop nieuwe mail hebt ontvangen?
• je eerst eens start met focus aan te brengen op wat je gepland hebt deze dag!

Een kleine aanpassing in Outlook zorgt ervoor dat niet je inbox start, maar eerst je agenda. Je hebt overzicht op de dag, past agenda beheer toe en kunt aan de slag met de taken die je gepland hebt en hierop focus aan te brengen.

instellen opstartscherm Outlook

Door kleurgebruik toe te voegen aan de agenda, kun je snel overzicht krijgen in je dag of week. Een kleur geeft aan of een afspraak incidenteel, cyclisch of een blok is om gefocused te werken. Zelf gebruik ik de volgende kleuren:

• oranje voor incidentele afspraken welke geen terugkerend karakter hebben
• blauw voor cyclische afspraken, bijvoorbeeld een MT overleg, bila’s met medewerkers of afstemming met andere afdelingen welke je periodiek inplant.
• groen voor werk blokken. Deze blokken zorgen ervoor dat je naast overleggen, ook tijd hebt op acties op te volgen

Deze kleurcoderingen maken het mogelijk dat je snel in kunt schatten welke hoeveelheid tijd aan voorbereiding je afspraken nodig hebben. Een incidentele afspraak is meestal oriënterend of verkennend. Daarna volgend acties.

Cyclische afspraken vragen om meer voorbereiding zodat je afspraken uit een eerder overleg kunt afstemmen met elkaar en de voortgang van lopende projecten met elkaar bespreekt. Na afloop kun je ook rekenen op nieuwe taken om te verwerken.

De groene blokken zijn mijn favoriet, nu is het tijd om werkelijk taken om te zetten in resultaat. Dit maakt het dat een dag dat zinvolle gevoel geeft, als je een todo list hebt kunnen afwerken.

Zoek vooral kleuren die bij jou agenda beheer passen en blokken van max 2 uur om te werken, zodat je werkelijk focus kunt houden op datgene wat moet gebeuren.